Edorex AG

Skriba

Ausgangslage

In den Personalabteilungen vieler Schweizer Unternehmen ist man mit den vorhandenen Lösungen für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitszeugnissen unzufrieden: Diese sind oftmals von anderen, proprietären HRM-Systemen abhängig und mit hohen Anschaffungs- und Betriebskosten verbunden.

Auch sind diese Lösungen selten ohne Expertenwissen bedienbar, so dass der Kernbestandteil eines Arbeitszeugnisses, die Tätigkeitsbeschreibung und die Mitarbeiterbeurteilung, von dem direkten Vorgesetzten eines Mitarbeiters nicht ohne Medienbruch und zeitlichem Mehraufwand für HR-Mitarbeiter erstellt werden kann.

Nicht zuletzt sind diese Arbeitszeugnisse dann trotz dem hohen Zeitaufwand von mangelnder Qualität oder berücksichtigen branchen- und sprachspezifische Konventionen nur unzureichend. Aus der Not heraus wird die Erstellung und Verwaltung von Arbeitszeugnissen in vielen Schweizer Unternehmen deshalb nach wie vor mit ineffizienten, vollständig bzw. weitgehend manuellen Prozessen gehandhabt.

Kunde
Edorex AG

Jahr
2016

https://www.skriba.ch


Einfach und schnell zu beeindruckenden Arbeitszeugnissen

Ein zeitgemässes Arbeitszeugnis muss Eindruck erzeugen. Es ist ein Zeichen der Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden und beeinflusst unmittelbar die Reputation des Unternehmens. Sorgfalt und Erfahrung sind für die Erstellung guter Zeugnisse notwendig.

Unabdingbar für gute Zeugnisse sind auch faire und unkodierte Formulierungen, die von dem direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters stammen und nicht nur vom HR zusammengestellt werden, wo in aller Regel wenig Bezug zu dem Mitarbeiter und dessen Tagesgeschäft besteht. Aus diesem Grund ist eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche ein Muss, welche eine Bedienung auch ohne HR-Fachkenntnisse zulässt.

Und gleichwohl soll die Erstellung und Verwaltung von Arbeitszeugnissen möglichst ohne viel Zeitaufwand geschehen. Hierfür muss sich eine Lösung in bestehende HR-Prozesse integrieren und flexibel angepasst werden können.

Alle drei Anforderungen sind nur schwer zu vereinen. Doch dank der Erfahrung, die Edorex seit 2008 mit ihrer Partnerin Sommer Prozessberatung und dem Sommer Zeugnistool sammeln konnte, waren wir in der Lage mit Skriba eine webbasierte Lösung umzusetzen, mit der Schweizer Unternehmen - insbesondere auch KMUs - schnell und einfach beeindruckende Arbeitszeugnisse für ihre Mitarbeitenden erstellen und verwalten können.

Volle Kostentransparenz durch "Software as a Service" (SaaS)

Skriba hebt sich von bestehenden Lösungen für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitszeugnissen auch dadurch ab, dass es standardmässig als skalierbarer Cloud-Service angeboten wird. Die Nutzung von Skriba ist gegen Entrichtung einer monatlichen Abogebühr möglich, deren Höhe sich nach der Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen richtet. Somit muss ein Unternehmen keine Lösung einkaufen, die zu irgendeinem Zeitpunkt entweder zu "klein" oder zu "gross" sein wird. Eine jährliche Kündbarkeit des Services stellt nicht zuletzt sicher, dass ein Unternehmen sich nicht an Skriba binden muss.

Die Abogebühr deckt alle laufenden Kosten für den Betrieb von Skriba und eine vollständige, dauerhafte Sicherung sämtlicher Daten ab. Das hat den Vorteil, dass ein Unternehmen seine IT-Abteilung oder einen externen Dienstleister nicht mit der Einrichtung und dem Betrieb der Lösung betreuen muss und die Gesamtkosten jederzeit im Blick hat.

Und falls gewünscht, kann Skriba auch klassisch "on premise", dass heisst in der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur, betrieben werden oder in gängige Umsysteme, wie beispielsweise Microsoft Active Directory zur Authentifizierung von Benutzern, integriert werden.

Features im Detail

Mehrsprachigkeit

  • Erstellung von Zeugnissen in vier Sprachen (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch)
  • Automatische Übersetzung von Zeugnisentwürfen
  • Sprache der Benutzeroberfläche unabhängig von der Sprache des Zeugnisses einstellbar

Automatische Textgenerierung

  • Automatische Generierung von formalen Zeugnisbestandteilen anhand von Mitarbeiter-Stammdaten
  • Tätigkeitsbeschreibungen mitarbeiterübergreifend verwaltbar und generierbar
  • Bearbeitung ohne Copy & Paste
  • Alle automatisch generierten Texte können individuell angepasst werden

Geführte Mitarbeiterbeurteilung

  • Leistungs- und Verhaltensbeurteilung der MitarbeiterIn mit automatisch generierten Formulierungen
  • Vorgegebene und optionale Beurteilungskriterien und Kompetenzbereiche
  • Dynamische Hinweise zur Gewichtung der einzelnen Kompetenzbereiche bei der Beurteilung
  • Personalisierbare Schlussformulierung

Echtzeitbearbeitung

  • Zeugnis wird nach jedem Bearbeitungsschritt zwischengespeichert
  • Angabemöglichkeiten passen sich dynamisch an
  • Echtzeit-Vorschau des Zeugnisses während der Erstellung


Kollaboration

  • Bearbeitungsstatus des Zeugnisses und aktueller Bearbeiter jederzeit erkennbar
  • Geführter Workflow zwischen HR und direkten Vorgesetzen
  • Automatische Mailbenachrichtigungen bei Zeugniszuweisung, persönlichen Nachrichten oder Terminverzug
  • Chronologischer Verlauf mit allen Bearbeitern eines Zeugnisses

Wiederverwendbarkeit

  • Auswahl zwischen Zwischenzeugnis und Schlusszeugnis
  • Aus einem Zwischenzeugnis kann sehr leicht ein Schlusszeugnis erstellt werden
  • Erstellung von beliebigen Kopien

Anpassbarkeit an das Unternehmen

  • Übernahme von eigenen Formulierungen und Beurteilungskriterien für das gesamte Unternehmen
  • Automatischer Import von Mitarbeiter-Stammdaten (CSV-Import)
  • Individuelle Dokumentvorlage für die Zeugniserstellung hochladbar (Word-Template)

Sicherheit

  • Zugriffsgeschützter Zugang mit personalisierten Benutzerkonten
  • Dauerhafte Archivierung aller Zeugnisse
  • Die Online-Plattform wird auf Servern in der EU betrieben
  • Wahlweise Betrieb der Online-Plattform in der eigenen IT-Infrastruktur (On Premise)